1.    Kullanıcı ekleme, değiştirme ve silme yetkileri akademik birimlerde “Fakülte, Yüksekokul, Enstitü Sekreterlerine” İdari birimlerinde “Daire Başkanlarına” ; Hastane Başhekimliğinde ilgili birim amirlerine verilmiştir.

2.    Öğrencilerden gelen dilekçeler, gelen evrak rolüne sahip kişiler tarafından taranarak sisteme aktarılacak ve kurum dışı gelen evrak gibi işlem yapılacaktır. Gelen evrak rolü verilecek personel birim tarafından belirlenerek sistem yöneticilerine bildirilmelidir.

3.    EBYS’de evrak işleyişinin düzenli olabilmesi için izine gidecek personelin yerine bakacak kişiyi sistemde vekil olarak ataması zorunludur.

4.    Birim evrak sorumluları; akademik birimlerde, Dekanlar, Yüksekokul Müdürleri, Enstitü Müdürleri, Merkez Müdürleri; İdari birimlerde ise Daire Başkanları atanmıştır.

5.    Posta Birim Sorumlusu, dışarıdan akademik birimlere gelecek yazıların tarama, ekleme ve bir üst amire sevk etme işlemlerini yerine getirecek. Ayrıca posta birim sorumluları, akademik birimlerin postalama işlemlerini gerçekleştirecektir.