Toplantı Tarihi:31/07/2013

Toplantı No :2013/EBYS-01

Toplantı Yeri:Senato Toplantı Salonu

Üniversite EBYS Kurulunun yukarıda belirtilen tarih ve saatte yapmış olduğu toplantı sonucunda aşağıdaki kararlar alınmıştır.

Görüş ve Kararlar;

1. İmza yetkileri, 25/06/2013 tarih, 13 nolu senato kararının 1. Maddesinde kabul edilen EBYS ve İmza Yetkileri Yönergesinde belirlenmiştir.

2. EBYS sistemi web üzerinden açılacak ve tüm kullanıcılar sistemde tanımlanacaktır.

3. Geçmiş tarihli yazı yazılmamasına,

4. Gelen, giden ve kurum içi evrak numaraları olmak üzere üç numaratör kullanılmasına,

5. Kullanıcı listesinde akademik ve idari tüm personelin yer almasına,

6. Unvan ve pozisyon listesi çalışılarak birim, kullanıcı listesi, unvan ve pozisyon listeleri hazırlanarak firma yetkililerine iletilmesine,

7. Akademik ve idari birimlerde, Evrak Birim Sorumlusu ve Posta Birim Sorumlusunun Birim Amirleri tarafından belirlenip resmi yazı ile Genel Sekreterliğine bildirilmesine,

8. Evrak Birim Sorumlusu ve Posta Birim Sorumlusu ve kullanıcı ekleme, çıkarma değiştirme işlemleri Akademik Birimlerde Fakülte Sekreterleri/Yüksekokul Sekreteri tarafından, İdari Birimlerde ise Daire Başkanları tarafından yapılacaktır.

9. Akademik ve idari birimlerde evraklar, Evrak Birim Sorumlusundan sonra üst mercilere iletilip, evrak işleyişi tamamlandıktan sonra kurum dışına gidecek evrak varsa, Posta Birim Sorumlusuna sevk edilmesine,

10. E-imzaya sunulan evrakın,  tekrar ıslak imzaya zorunlu olmayan durumlarda çıktısı alınmayacak, Islak imzaya sunulan evrak ise, evrak işleyişi tamamlandıktan sonra evrakı hazırlayan birim tarafından çıktısı alınarak imzalanıp arşivlenmesine,

11. Öğrenci dilekçelerinin bölüm veya program tarafından teslim alınmasına,

12. Öğrenci belgesi ve transkript için öğrenci talep sayfası oluşturulacak ve her bir öğrenci belgesi için evrak numarası almasına,

13. Haberleşme kodlarına programlar ve ana bilim dallarının da eklenmesine, programlar ile ana bilim dallarının da yazışma yapabilmesine, Birim kimlik kodlarını sadece birim içerisinde kullanmalarına,

14. Şube müdürlüklerinin bağlı oldukları birim üzerinden yazışma yapmasına, sadece birim içindeki yazışma da haberleşme kodunu kullanmasına,

15. Paraf alanında elektronik imza kullanılmamasına,

16. EBYS sistemi eğitimlerinin planlamasının, Genel Sekreterlik Evrak Arşiv İşleri  Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilmesine, genel olarak her birimden en az 3 kişinin eğitim alacak şekilde eğitimler düzenlenmesine,

17. Eğitici eğitimi alan personelin birimlerindeki eğitim planlarını ve eğitim alacak kişileri belirlemesine,

18. Elektronik imza alınacak personel sayıları belirlenerek konu hakkında çalışmalar başlatılmasına,

19. Vekalet verildiğinde Şube Müdürü V. gibi unvanın sonuna (V.) ifadelerinin kullanılmasına,

20. Arşivle ilgili standart dosya kodu alan evrak otomatik olarak süresi dolduğunda işlem görebilmesi amacıyla DAGMD evrak saklama sürelerinin EBYS sistemine ilgili firma tarafından girilmesinin sağlanmasına,

21. EBYS Sistemine geçiş sürecinin belirlenmesine,

22. Dilek ve Öneriler